Infor Gestión de Gastos

Los gastos iniciados por los empleados pueden representar un porcentaje sorprendentemente elevado del gasto total de la empresa. Hoy es más importante que nunca efectuar un seguimiento, análisis y control de estos gastos. Obtenga información con mayor antelación, cierre sus libros con mayor agilidad, y aplique sus políticas con la mayor celeridad y la suficiente coherencia a fin de marcar una diferencia con el uso de la solución Infor Gestión de Gastos.

¿En qué consiste?

Utilizada por empresas con visión de futuro en todo el mundo, el software de Gestión de Gastos reduce los costos y aumenta la eficacia de los procesos de egresos e ingresos iniciados por los empleados, incluso los gastos de viajes y esparcimiento, la planificación y aprobación previa de los viajes, la captura de tiempos de recarga, y el comienzo del proceso de pago a los proveedores.

Con diseño modular, la solución de Gestión de Gastos posibilita que las empresas sólo seleccionen las funciones que responden a sus requerimientos comerciales específicos, y la flexibilidad para el crecimiento.

Los cuatro módulos principales de la solución-Planes de Viaje, Reportes de Gastos, Solicitudes de Pago, y Hojas de Registro Horario-comparten una única interfaz intuitiva, por lo cual son de fácil aprendizaje, utilización y mantenimiento. Estas aplicaciones integradas facilitan la planificación y previsión de los gastos de viajes de negocios, la solicitud y aprobación de desembolsos, la asignación del tiempo a los proyectos y centros de costos, y el cálculo de las licencias con goce de sueldo y horas extra.  El resultado total es un control exhaustivo de los gastos corporativos iniciados por los empleados.

Diseñada por expertos en finanzas y viajes, con décadas de experiencia incorporadas a esta aplicación, la solución de Gestión de Gastos es la que permite el mayor grado de configuración de la gestión de gastos de viaje y esparcimiento del mercado.

 

Funciones

La solución de Gestión de Gastos automatiza todos los procesos financieros basados en los empleados en una única solución consolidada, y ofrece la posibilidad de presentación de reportes y auditoría de primera clase.

La solución de Gestión de Gastos permite que incluso organizaciones multinacionales complejas automaticen los procesos comerciales relacionados con gastos y aseguren el cumplimiento de las políticas, reduciendo los costos administrativos asociados y disminuyendo la posibilidad de errores accidentales o fraude intencional. Con esta solución, las empresas pueden instrumentar actualizaciones globales instantáneas de políticas y procesos en pos de una mejora continua, y al mismo tiempo administrar las políticas locales y requerimientos de la legislación.


La solución le provee:

  • Reporte de Gastos—El sistema automatizado basado en la Web de Infor reduce drásticamente las complicaciones, el tiempo, y el costo de crear, aprobar y procesar los reportes de gastos, y ofrece la transparencia y control necesarios para cumplir con los requerimientos contables actuales. Los viajeros pueden crear y gestionar reportes de gastos en el momento y lugar más conveniente -la oficina, el aeropuerto, incluso el taxi- con el cliente de Infor fuera de línea y con una plataforma de movilidad. Asimismo, los revisores pueden abrir los reportes de gastos y la documentación respaldatoria adjunta cuando reciben los alertas de correo electrónico, sin necesidad de iniciar sesión en la aplicación.
  • Planes de Viajes—Este módulo asegura el cumplimiento de las políticas corporativas en materia de viajes antes de efectuar un gasto, porque el sistema verifica el cumplimiento de la política corporativa a medida que los empleados realizan sus planes de viaje, que luego deben someter a aprobación. Asimismo, el módulo permite adjuntar los planes de viaje a los reportes de gastos para comparar los gastos previstos y los que efectivamente se han incurrido. No sólo ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones de aprobación, sino que también incorpora una variedad de funciones analíticas tendientes a mejorar la planificación del presupuesto en el futuro.
  • Payment Requests—En ocasiones, los empleados deben adquirir bienes y servicios en forma inmediata, pasando por alto la solicitud de compra en la empresa y el proceso de órdenes de compra. Como resultado, a menudo no queda registro de estas solicitudes, con la consecuente visión incompleta de los gastos del empleado. El módulo Solicitudes de Pago cierra esta brecha eliminando el ingreso duplicado de datos y automatizando la validación, garantizando que las solicitudes sean correctas, completas e imputadas a los centros de costos o códigos de proyecto apropiados. Si bien este módulo está diseñado para ser utilizado por los empleados que no trabajan en el área de Finanzas, el personal de Cuentas por Pagar y de Compras también puede utilizar el sistema para ingresar información en nombre de otros empleados.
  • Hojas de Registro - Horarios—El registro preciso del tiempo de trabajo de los empleados asalariados y los contratados por hora es vital para la facturación a los clientes y el cálculo de la nómina salarial en el tiempo debido. No obstante, esta simple función suele ser manual, requiere bastante tiempo y es proclive a errores. Las Hojas de Registro Horario simplifican el proceso permitiendo que los empleados informen correctamente las horas insumidas por el proyecto así como el trabajo general y las horas de ausencia, en la fracción de tiempo requerida por los métodos tradicionales basados en papel impreso. La disminución del tiempo de procesamiento y de los errores conlleva a ciclos más eficientes de facturación al cliente y a la reducción de días de venta pendiente, contribuyendo en forma directa al balance final.
  • Asistencia de dispositivos móviles—Los empleados pueden generar reportes de gastos en teléfonos inteligentes (smart phones) y otros dispositivos móviles en cualquier momento y lugar. Además, los gerentes pueden visualizar y aprobar los reportes de gastos desde sus dispositivos móviles, con el consiguiente ahorro de tiempo, máximo desempeño, y rapidez en la respuesta.
  • Gestión de acuses de recibo digitales—Los empleados pueden adjuntar, enviar por correo electrónico o fax acuses de recibo con facilidad, sin requerir papeleo.
  • Opciones de entrega flexibles y accesibles—Elija entre una gama inigualable de opciones de implementación de software. Aproveche la versión en servidor y deje que nosotros nos ocupemos de la gestión de la aplicación, o directamente otorgue una licencia por la aplicación.

 

Todos los módulos de la solución de Gestión de Gastos:

  • Alertan a los empleados de violaciones al momento de ingresar datos, permitiéndoles dar explicaciones o efectuar correcciones antes de enviar los planes o reportes.
  • Alertan a los revisores, obtienen las aprobaciones requeridas, y luego impulsan eventos, por ejemplo, emisión de boletos aéreos y reembolso de gastos.
  • Analizan la base de datos de la solución, buscando oportunidades de transformar los gastos en ahorros.


Además, la solución de Gestión de Gastos:

  • Captura información para el análisis y la comparación referencial, identificando patrones de gasto que pueden utilizarse para negociar ahorros con los proveedores.
  • Admite varios idiomas y monedas.
  • Provee una perfecta integración para los datos de tarjetas corporativas.
  • Opera con todos los formatos de fechas y monedas internacionales.
  • Facilita la aplicación de normas y políticas específicas para divisiones independientes o lugares geográficos.
  • Se adapta a las tasas diarias específicas del país, requerimientos impositivos locales, cuotas variables del IVA y tarifas por distancia.
  • Reduce en forma considerable el gasto discrecional mediante el cumplimiento, la transparencia, gastos de terceros y disminución de errores.
  • Se integra a la perfección con otros sistemas Infor.

¿Qué implica?

Tendrá el poder de:

  • Agilizar la autorización previa para viajes y gestiones vinculadas con la realización de viajes.
  • Automatizar el ciclo completo de reporte desde su creación hasta la aprobación y el desembolso.
  • Automatizar los pedidos iniciados por los empleados para el pago de proveedores.
  • Integrar el tiempo de facturación y viajes para un flujo de fondos más rápido.
  • Reducir su ciclo de procesamiento y aumentar la precisión.
  • Reducir la complejidad y agilizar su flujo de trabajo.
  • Gestionar los viajes sobre la marcha.
  • Tener control de su proceso de gastos.

La solución de Gestión de Gastos contribuye a que empresas como la suya reduzcan los costos de su presupuesto para viajes y obtengan más kilómetros por cada dólar de viaje.

La solución de Gestión de Gastos marca la diferencia

A diferencia de otros sistemas de Gestión de Gastos, esta solución es la única que ofrece:

La posibilidad de adaptar su solución para cumplir con sus requerimientos comerciales específicos y conectarla con la infraestructura administrativa existente. Con un módulo potente de configuración, el usuario tiene el control a medida que se producen cambios en el negocio o en los requerimientos.

Control exhaustivo sobre los gastos de los empleados a través de la aplicación coherente de políticas en el ingreso de los gastos, reiteración de procesos documentados, flujo de trabajo automatizado, registro de acuses de recibo digitales y aprobaciones automatizadas.

Elecciones, ya sea relacionadas con la implementación (en las instalaciones, en el servidor o por suscripción), reportes (Almacén de Datos, Business Objects, Cognos, o BIRT), o plataformas (MS SQL Server, Oracle, o DB2).

Menores costos de titularidad a través de datos comunes precargados, plantillas de reglas de negocio, un enfoque orientado a las mejores prácticas de implementación y funciones que admiten varios idiomas y monedas.

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